Vergaderruimte huren of een eigen kantoor? De rekensom

Thuiswerken is normaal geworden, maar soms heb je gewoon een fatsoenlijke ruimte nodig. Een klantgesprek, een teamdag, een sollicitatie, of een sessie waarbij het whiteboard aan het eind helemaal vol staat. De vraag is of die momenten een eigen kantoor rechtvaardigen.

Wat een eigen kantoor werkelijk kost

Een kantoorruimte betekent maandhuur, meestal met een contract van minimaal een jaar, plus servicekosten, energie, internet, verzekering, inrichting en koffie. Zelfs een bescheiden ruimte loopt zo op tot honderden euro's per maand, of je er nu zit of niet. Voor iemand die twee keer per week een afspraak buiten de deur heeft, is dat veel geld voor lege stoelen.

De rekensom

Tel eens na hoeveel uur per maand je echt een professionele ruimte nodig hebt. Voor de meeste zelfstandigen valt dat aantal tegen: een paar klantgesprekken, een teamoverleg, af en toe een training. Zet daar het uurtarief van een gehuurde vergaderruimte tegenover en de uitkomst is meestal snel duidelijk. Pas als je tientallen uren per maand nodig hebt, komt een eigen kantoor financieel in beeld.

Daar komt bij dat je bij huren per uur alleen betaalt voor wat je gebruikt. In een rustige maand dalen je kosten mee. Een huurcontract doet dat niet.

Wat je ervoor terugkrijgt

• Een verzorgde ruimte op de momenten dat het telt. Een klantgesprek in een vergaderruimte maakt een andere indruk dan een hoek in een café.
• Locatievrijheid: je vergadert in de stad die voor je klant of je team het handigst ligt, in plaats van iedereen naar jouw vaste plek te laten komen.
• Scherm of beamer, whiteboard, wifi en koffie staan er al, dus je investeert niets en onderhoudt niets.
• Geen vast contract, en evenmin een opzegtermijn.
• Sla de ruimtes die je vaker gebruikt op als favoriet, dan boek je de volgende keer zonder opnieuw te zoeken.
• Voor een terugkerend teamoverleg boek je hetzelfde tijdslot elke week opnieuw; met de ruimte in je favorieten is dat zo gebeurd.

Wanneer een eigen kantoor wel logisch is

Werk je dagelijks fysiek met meerdere mensen samen, ontvang je doorlopend bezoek, of heb je vaste opstellingen en apparatuur nodig, dan is een eigen ruimte het overwegen waard. Er is ook een tussenweg: een flexplek of coworkingabonnement voor het dagelijkse werk, aangevuld met een gehuurde vergaderruimte op de dagen dat je een deur dicht wilt kunnen doen.

Zo huur je slim

Kies een ruimte die bij het gesprek past. Klein en rustig voor een gesprek onder vier ogen, groter met scherm en whiteboard voor een sessie met het team. Let op de bereikbaarheid, want een locatie bij een station scheelt iedereen reistijd. En plan royaal: een uur bijboeken is zo gedaan, maar midden in een goed gesprek de ruimte uit moeten is zonde.